İK mesleklerinde yaklaşımlar gelişmektedir. Dijital dönüşüm, ister kişisel ister profesyonel hayatımızda olsun herkesi etkiliyor.
İK departmanlarının %80'i işlevlerinin dijital projelerden etkilendiğini belirttiğinden, İK boş durmuyor.
İşlenecek veri yığını karşısında üretken kalabilmek için, İK süreçlerini otomatikleştirmek ve binlerce dosyayı kaydileştirmek için kendini donatmak şart.
Dosyalarla (Excel, Word, e-posta veya kağıt) manuel olarak yönetildiğinde bilgisayar ortamına dönüştürülmesi en çok zaman alan görevler, şüphesiz yıllık değerlendirme görüşmeleridir.
Ancak bilgisayarlı değerlendirme görüşmesinin faydaları nelerdir? Bir HRIS aracıyla değerlendirme görüşmesi nasıl resmileştirilir? Genel İK yönetiminde değerlendirme sonuçları nasıl kullanılır?
Farklı röportaj türlerine ışık tutun
Yıllık değerlendirme görüşmesi (EAE), bireysel değerlendirme görüşmesi, performans görüşmesi… 10 şirketten 8'inde kurulan bu toplantıya bazen karıştırılan birkaç isim veriliyor.
Genellikle yıl sonunda yapılır, ancak şirketin kültürüne bağlı olarak az ya da çok sıklıkta, hatta "sürekli" olarak düzenlenebilir: 6 ayda bir, her yıl ve hatta 2 yılda bir. Kanun nazarında zorunlu değildir (sözleşme veya toplu sözleşmenin uygulanması durumu hariç). 50'den fazla çalışanı olan şirketlerde 2 yılda bir yapılması gereken profesyonel mülakat ile karıştırılmamalıdır (bkz. İş Kanunu: madde L6315-1).
Şirketin kadın ve erkeklerinin yönetiminde önemli bir an olan yıllık görüşme, esas olarak iki noktaya odaklanıyor:
- Çalışanın son bir yıldaki çalışmalarının değerlendirilmesi,
- Bir sonraki yıl için amaç ve misyonların belirlenmesi,
- Beceri değerlendirmesi,
- Eğitim ihtiyaçlarının toplanması
Bir HRIS'in satın alınmasını veya kiralanmasını karlı hale getirmek için, bu hizmetleri diğer çeşitli mülakatlar ve İK süreçleri için kullanmayı hayal edebilirsiniz:
- profesyonel toplantı,
- değerlendirme görüşmesi,
- kariyer röportajı,
- deneme süresinin sonunda veya faaliyetin yeniden başlamasında bakım,
- 360 ° değerlendirme,
- yetenek mülakatı,
- personel incelemesi…
Daha iyi işbirliği için bir çözüm
İK portalına sahip bir HRIS platformu, tüm paydaşlarına bir görüşme vizyonu getiriyor. Günümüzün İKYS'lerinin çoğu “self servis” modundadır. Bir internet tarayıcısı (bilgisayarda kurulum gerektirmez) aracılığıyla herhangi bir yerden bir kullanıcı adı ve şifre ile herkes bağlanabilir. Her rol için erişim hakları:
- yönetici her çalışanı için değerlendirme formlarını doldurabilir,
- çalışan daha sonra yıllık değerlendirmesine danışabilir, yorum yapabilir ve doğrulayabilir,
- İK, kampanyaların ilerleyişi hakkında bir genel bakışa sahiptir, her çalışanın görüşmelerine erişebilir ve hepsinden önemlisi, tüm nüfustan çok özel konularda alıntılar yapabilir: eğitim ihtiyaçları, gelişim istekleri …
Somut olarak, bir HRIS ile yıllık mülakat kampanyası nasıl çalışır?
Yıllık görüşmelerinizi bilgisayar ortamına aktarmanın 3 ana avantajı vardır:
- Bilgileri merkezileştirin, kullanın ve arşivleyin
- İK yönetimini basitleştirmek için verilerin izlenmesini ve genel yönetimini iyileştirin
- Diğer İK süreçleriyle bağlantılar kurun: eğitim, beceriler, ücretlendirme, hareketlilik vb.
Pratikte nasıl çalışır? Her şirketin görüşmeleri ele alma yöntemi vardır, bu nedenle İK yazılımının çalışma alışkanlıklarınıza uyarlanabilir olmasını sağlamak önemlidir. Röportajınızın her adımı bilgisayarlı formunuza entegre edilebilmelidir.
Çalışan temsilcisi organlarına (IRP) danışın
Bazı büyük şirketlerde, IRP'ler tarafından yıllık inceleme kampanyalarının uygulanması talep edilmelidir.
Bakım kampanyasından önce
Bakım kampanyasını ayarlayın
Süreci otomatikleştirmek, İK'yı hantal ve zaman alıcı bir uygulamadan kurtaracaktır. HRIS sayesinde, operasyonun çeşitli aktörlerine kampanyaların oluşturulması için yapılacak görevlerin bir kontrol listesi otomatik olarak sunulacak. Örneğin :
- Organizasyon şemasının doğrulanması, pozisyonların tanımlanması
- İşlev ve becerilerin güncellenmesi
- Yöneticiler ve çalışanlar için mülakat kılavuzunun güncellenmesi
- İK bakım desteği güncellemesi
- Kampanyanın başlatılması: dönemin tanımı, ilgili nüfusun vb.
Değerlendirme formlarını doldurun
Ekibinin değerlendirmelerinden sorumlu yönetici, değerlendirmeyi platformda hızlı ve kolay bir şekilde oluşturacaktır. O gider :
- Çalışanlarını değerlendirme formlarında düzenlenen farklı kriterlere göre değerlendirir: (hedeflere ulaşma, bilgi, know-how, beceri vb.)
- hedefler belirlemek,
- eğitim ihtiyaçlarını ve gelişim isteklerini tanımlar.
Çalışanı bilgisayar veya tablet karşısında değerlendirmek mümkün değilse görüşme tabloları yazdırılabilir.
çalışanı bilgilendir
Bu atamanın çalışanlara bildirilmesi gerekir. HRIS yazılımı şunları sağlar:
- onları bilgilendirmek: İK portalındaki şirket ve / veya İK bilgilerine yönelik widget'lar aracılığıyla,
- onları mülakatlarına davet etmek için: bir davet e-postası göndererek,
- Toplantıyı doğrudan çalışanlar ve yönetici için posta kutusu programına kaydedin.
Görüşme boyunca
Geri bildirim toplayın
Tartışma sırasında, gözden geçiren kişi yorumları özel alana girecektir. Bu gözlemler ve notlar böylece tartışılabilir ve daha iyi anlaşılması için çalışana sunulabilir.
Geliştirme ihtiyaçlarını belirleyin ve eğitimi dahil edin
Çalışanın görevlerini daha iyi yerine getirmesine yardımcı olmak için yönetici ona eğitim sunabilir. Bazı İKYS, tüm İK süreçlerini yönetmek için kullanılır. Eğitim talebi daha sonra çalışanın eğitim kataloglarına erişebileceği eğitim yönetimi modülünde işlenebilir.
Geliştirme isteklerini yönetin
Küresel kapsama sahip İK çözümleri, çalışanların gelişim isteklerini yönetme imkanı sunar. Genellikle organizasyon yapısının (coğrafi, fonksiyonel hareketlilik vb.) ve/veya becerilerin yönetimi ile bağlantılıdırlar. İşgücü planlaması, çalışanların isteklerine ve beceri seviyelerine göre kariyer gelişimi sunmak için boş pozisyonları belirlemeyi, teorik hareketliliği incelemeyi mümkün kılar.
Değerlendirmeyi arşivleyin, bir rapor gönderin, karşılaştırın
Ortak çalışan, yönetici, İK, İK portallarında yıllık değerlendirmeye erişebilir. Orada tutulur ve önceki yıllara kıyasla analiz edilebilir.
Değerlendirme kampanyası sırasında
İzleme değerlendirmeleri İK, görüşme kampanyasının farklı aşamalarını takip edebilecektir: her çalışan tarafından yapılan doğrulamalar, N + 1, N + 2, vb. HRIS, örneğin bugüne kadar departman tarafından doğrulanan değerlendirmelerin sayısı gibi ilgili göstergelere karşı uyarılmalarına izin verecektir. HRIS otomatik olarak e-posta ile hatırlatıcılar gönderecektir. Raporlama yoluyla görselleştirin İK'lar platformunda değerlendirme notlarını, gelişim isteklerini, eğitimi vb. takip etme olanağına sahip olacaklar. Sonuçların ve performansın dağılımını görselleştirebilecekler. Bu veriler çeşitli gösterimlerde mevcuttur: tablolar, grafikler vb. Dışa aktarılabilirler (Excel, Word, PDF, vb.) ve yazdırılabilirler. Yönetici ayrıca sonuçları görselleştirebilir ve tüm ekibinin birleştirilmiş hedeflerini görüntüleyebilir.
Daha fazlası için
Değerlendiricileri değerlendirin
Bazı İK yazılım satıcıları, her bir çalışanın akranları, astları, iç müşterileri vb. tarafından değerlendirilmesine ve ekiplerin kendi aralarında değerlendirilmesine izin veren uygulamalar sunar, bunlar "360 ° değerlendirmeler" veya "360 geri bildirim" dir.
Becerileri analiz edin
İleriye dönük İş ve Beceri Planlaması (GPEC), becerileri gerekli seviyelere göre değerlendirmeyi ve yetenekleri izlemeyi ve pekiştirmeyi mümkün kılar.
Maaş revizyonlarını işlemek
Görüşmelerden sonra, bazı HRIS'ler maaş inceleme sürecini yönetmeyi de mümkün kılar: artışlar, ikramiyeler, ikramiyeler, vb. Yöneticiler, daha sonra yönetim ve İK tarafından işlenecek olan artış teklifleri (değerlendirmelerle ilişkili) girebilir. HRIS, diğer şeylerin yanı sıra, İK'nın çeşitli artış taleplerini planlanan bütçeyle ilişkilendirmesine ve bordroyu analiz etmesine olanak tanır.
Sonuç olarak, bugün İK'ya sunulan, değerlendirme yönetimiyle ilgili BT kaynakları, şirketinizin insan sermayesinin yönetiminde size destek olmak için sayısız olanak sunmaktadır. Ve yıllık görüşmelerinizi başarıyla tamamlamanız için gerekli İK araçlarına sahip olduğunuzu düşünüyor musunuz?
