Yönetimsel iletişim - Tanım
" Genel olarak yönetsel iletişim, şirketin yönetimi ile organizasyon arasındaki etkileşimlere karşılık gelir. Daha spesifik olarak yönetici ve ekibi arasında.
Bu çerçeve, daha yüksek hiyerarşik seviyelerden bilgi ve direktiflerin iletilmesinden sorumludur. içsel iletişim , ekibinin bağlılığını elde etmek için kendi yönetimi ile ilgili mesajları damıtmak vb. Bir yöneticinin bir mesajı etkili bir şekilde iletmesine izin veren belirli becerilere dayanır. ."
Bu egzersiz zor olabilir. Kısmen bu nedenle, birçok profesyonel bu görevden rahatsız. Bu güven eksikliği, aynı zamanda yönetsel iletişimin minimum eğitim gerektirmesinden kaynaklanmaktadır. Minimum her zaman garanti edilmez.
Yönetimsel iletişimin zorlukları nelerdir?
İletişim, ne olursa olsun, herhangi bir ilişkinin temelidir. İnsan iletişim kuramaz. Başkalarıyla etkileşim, birincil işleyişinin bir parçasıdır.
İş hayatında, yöneticinin bu alıştırmada ustalaşması çok önemlidir. Sadece etrafındakiler tarafından anlaşılmak için değil, aynı zamanda görevini yerine getirmek için.
Ne iletişim kurmalı? Ne zaman ? Kimin ? Bu sorular, üstlenilen eylemlerin tutarlılığında yanıt bulacaktır. Örneğin, çalışanların genel stratejiyle bağlantılı eylem planları varsa, bu kişileri yönetmekten sorumlu ara yönetici, onları stratejinin genel sonuçlarından ve yoksa herhangi bir çevresel bilgiden haberdar etmelidir.
İyi bir yönetimsel iletişim, bu nedenle, diğer şeylerin yanı sıra şunları amaçlayacaktır:
- bilgi vermek etkin bir şekilde çalışanlarını, değişimlerini, onlarla diyalog kurmasını,
- bağlantıyı koru şirketin farklı katmanları arasında (üst yönetim, orta düzey yöneticiler, yerel yöneticiler, çalışanlar vb.)
- farklı hizmetler arasında bilgi paylaşımı , şirket ruhuna katılmak ve tek ve aynı kuruluşa üyeliği güçlendirmek, ortak akıl, işbirliği ve yenilik için çalışmak,
- röle , paylaşmak şirketin kültürü, değerleri, stratejisi,
- dönüşümleri başarıya götürmek kendisine emanet edilen misyon ve görevlere anlam vererek,
- görevleri açık ve kesin bir şekilde tanımlayın özellikle SMART hedeflerinin tanımlanması yoluyla daha iyi verimlilik için,
- insanları şirketin kalbine geri getirin ,
- bir güven ortamı yaratmak ve iyi takım uyumu ,
- motive etmek etkili bir şekilde ilham verin, dahil edin, teşvik edin, tebrik edin …
Yönetici nasıl iletişim kurar?
Günümüzde yönetimsel iletişim 3 eksende çalışmaktadır:
- Azalan : yöneticiden çalışanlarına,
- artan : yöneticiden hiyerarşisine,
- enine : yöneticiden kuruluşun diğer yöneticilerine / departmanlarına.
İstenen yetenekler
Yönetici, ekibiyle etkili bir şekilde iletişim kurmak için belirli sayıda beceri ve niteliği harekete geçirebilmelidir.
- Aktif dinleme - Dinlenmek ve duyulmak için, her şeyden önce, diğerini dikkatli bir şekilde ve yönlendirici olmayan bir şekilde nasıl dinleyeceğini bilmek gerekir ki, karşıdaki kişi kendini tam bir özgürlük içinde, aceleci yargılardan korkmadan ve baskı olmadan ifade edebilsin. Aktif olarak dinlemek, sözel olmayan dilin nasıl çözüleceğini bilmek ve ifade edilen kelimelerin ötesinde duymak için iletişiminizi uyarlamak anlamına gelir. İnsanları yönlendirmek söz konusu olduğunda önemli bir beceri.
- Başkalarıyla iletişim kurabilme - Başkalarıyla veya topluluk içinde rahat olun, konuşmaya cesaret edin, nasıl hayır diyeceğinizi bilin, farklı kişilik tiplerini bilin ve iletişiminizi uyarlamak için onları nasıl tanımlayacağınızı bilin, ne istediğimizi ifade etmek için doğru kelimeleri ve doğru zamanı bulun. geçmek zorunda… Bütün bunlar yöneticinin misyonu çerçevesinde mükemmel bir şekilde hakim olması gereken unsurlardır.
- Duygusal zeka ve empati - Daha akıcı iletişim ve ilişkiler için duygularınızı tanıyın, kontrol edin ve akıllıca kullanın. Diğerinin ne hissettiğinin tam olarak farkında olmak, yöneticinin herhangi bir duruma uyum sağlamasına izin verir. Empati, kendi adına, insan yönetimi için gerekli olan gerçek bir güven ve özgünlük iklimi oluşturmaya yardımcı olur.
- Karizma ve iddialılık - Bir yönetici pozisyonundayken, birinin yerini almaya ve seçimlerini iddia etmeye cesaret etmesi esastır. İlham vermek, motive etmek, duyulmak ve saygı görmek için yönetici karizma ve liderlik göstermelidir.
Ne destekler?
İletişim, yazılı veya sözlü, bir veya daha fazla alıcıya yönelik, az çok resmi, örgütsel nitelikte (görevlerin / hedeflerin, değerlendirmelerin vb.) meslektaşlar arasındaki tartışmalar vb.).
Böylece yönetici, desteğini mesajın amaçlarına, iletildiği koşullara, muhatabının kişiliklerine / işlevlerine göre uyarlamayı sağlayacaktır.
- Postalar : görevlerin gereği gibi yerine getirilmesi için gerekli bilgi/belgeleri iletmek (brifinge davet, herhangi bir toplantı gündeminin paylaşılması, rakam ve veri vb.).
- kuryeler : esas olarak yasal olarak düzenlenmiş amaçlar için ayrılmıştır (yeniden düzenleme, transfer, artış, sözleşme feshi, işten çıkarma, sipariş çağrısı ve diğer yaptırımlar, vb.).
- Telefon : e-postadan daha hızlı bilgi almak, önemli ve acil verileri iletmek için …
- KSS, intranet, sosyal ağlar : belge, bilgi, eğitim materyalleri vb. alışverişinde bulunmak. Bununla birlikte, kaymayı, bağımlılığı, aşırı kullanımı önlemek için kullanımlarını çerçevelemeye dikkat edin …
- toplu toplantılar : sabah brifingleri, yansıtma oturumları, ilerlemek, yaklaşan veya mevcut projeler, seminerler vb.
- Bireysel toplantılar : yıllık görüşmeler, bireysel geri bildirimler, vb.
- Yapıcı geri bildirim : motive etmek ve cesaretlendirmek, gerekirse kursu düzeltmek, aynı zamanda çalışanlardan geri bildirim almak.
- Takım oluşturma oturumları : herkesin gerçek kişiliğini ortaya çıkarmak, ekibe ait olma duygusunu artırmak, uyumu güçlendirmek, işbirliğini ve kolektif zekayı teşvik etmek.
- Gayri resmi toplantılar : grubu birleştirmek, çalışanlarınızı ve iş arkadaşlarınızı daha iyi tanımak için…
Ne ritmi?
Optimal yönetimsel iletişim için belirli bir ritmi tanımlamak zordur. Faaliyete, organizasyonun / şirketin büyüklüğüne, çalışanların coğrafi dağılımına, değişimlerin hızına bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir.
Ancak düzenli olarak iletişim kurmak önemlidir. Yönetici, tarihleri ve amacı ilgili çalışanlara iletilecek olan düzenli ve yapılandırılmış toplu ve bireysel toplantılar tanımlayabilir, ayrıca ihtiyaç duyulursa günlük veya haftalık gündemde bir görüşme yapabilir. acil durum, öngörülemeyen.
Farklı noktaların ritmi böylece şu şekilde ifade edilebilir:
- Günden güne - Yönetici ve işbirlikçileri buluşuyor.
Amaç: güne başlamak ve devam eden görevlere, görevlere ve projelere hızlıca bakmak.
Örneğin, ekibin her üyesi bir gün önce ne yaptığını, ulaştığı hedefleri, gün içinde üzerinde çalışacağı projeleri, karşılaştığı zorlukları söylemeye davet edilir.
Bu nispeten gayri resmi görüşmeler (veya özetler) genellikle her zaman aynı zamanda gerçekleşir. Her çalışanın söyleyeceklerini söylemek için yaklaşık 1 dakikası vardır. Yönetici için bir anekdot, olumlu bir düşünce yoluyla askerlerini motive etmesi için bir fırsat da olabilir… Daha fazla verimlilik için, ekibin tüm üyelerinin hazır bulunmaları ve katılmaları gerekir - fiziksel veya sanal bir çağrı / görüşme konferansı, bir e-posta sunumu yoluyla aksini yapamıyorlarsa işlerini yaparlar.
- haftalık - Yönetici ve işbirlikçileri buluşuyor.
Amaç: ilerleme hakkında daha kesin bir noktaya değinmek (kullanılacak göstergeleri önceden tanımlayın), gelecek hafta için son tarihler ve hedefler belirlemek.
Buradaki fikir, misyonlara anlam vermek için çalışanları belirli stratejik kararlara dahil etmektir. İdeal olarak, bu nispeten resmi haftalık toplantılar bir masa etrafında oturacak ve en fazla 1 ila 2 saat sürecektir. Takımın tüm üyelerini bir araya getiriyorlar.
- aylık - Yönetici ve ilgili çalışanlar buluşuyor.
Hedef: Ayın ilerlemesi hakkında daha resmi bir güncelleme yapın ve gelecek ay için hedefleri tanımlayın, göstergeleri güncelleyin, gerekirse programları ve proje son tarihlerini değiştirin. Ayrıca, devam etmekte olan herhangi bir eğitim / koçluk hakkında bilgi almak da söz konusu olabilir.
Bu toplantılar, etkinliklerini en üst düzeye çıkarmak için tercihen sabahları gerçekleşecek ve 1 ila 2 saat sürecektir. Ekibin tüm üyelerini çağırmak zorunlu değildir. Yönetici bunu ekibin çalışma şekline ve şirketin uygulamalarına göre yapacaktır.
- yıllık - Yönetici ve ortak çalışanlar tek tek veya tüm ekip/şirket bir araya gelir.
Amaç: yönetici ve çalışanlarının her biri için yıllık değerlendirme görüşmeleri, şirket semineri, ekip oluşturma oturumu, özel etkinlikler …
Seminerler, ekip oluşturma oturumları ve diğer yıllık etkinlikler, yerinde veya dışında düzenlenir ve tüm ekip üyelerini, tüm çalışanları vb. bir araya getirir. bağlama göre.
Yıllık değerlendirmeler çok kesin bir çerçeveye sahiptir ve belirli kurallara göre yapılır.
