İş hayatında sık sık "bir çalışma grubu oluşturacağız" deriz. Proje ne olursa olsun, her şey bir çalışma toplantısı oluşturmaya tabidir. Wisembly şirketinin yaptığı bir araştırmaya göre, yöneticiler yılın 27 gününü toplantılarda geçiriyor. Bunun için, bu çalışma gruplarının, her bir kişinin projedeki uzmanlığı ile kolektif içindeki rolleri arasında bir denge kurularak iyi bir şekilde yapılandırılması önemlidir.
Çalışma grubu nedir?
Bir çalışma grubu, bir proje tasarlamak ve yürütmek veya bir sorunu çözmek için birkaç kişinin bir araya gelmesidir.
Buradaki fikir, her insanın bireysel olarak yapacağından daha iyi ve daha fazlasını üretmek için becerileri ve enerjileri birleştirmektir. İlgi orada: sorunları çözmek, fırsatları tespit etmek ve bunlardan yararlanmak için kolektifin gücünü harekete geçirmek.
Grup oluşturma adımları
İlk adım, projenin zorluklarını açıkça tanımlamaktır. Bunu yapmak için, çalışma grubunuzun üyelerini daha sonra tanımlamanıza izin verecek bir proje sayfası oluşturabilirsiniz:
- Projenin amaçlarını açıklayın
- Proje için bir başlangıç ve bitiş tarihi belirleyin
- İlk bağlamı ve amacı tanımlayın
- Kabul edilecek stratejiye karar verin
Bu, kaynakları belirlememize yol açacaktır: talep edilen çıktıyı elde etmek için her faaliyet alanındaki uzmanlar. Yani projenin tüm kutularını doldurmak için kimin ne yaptığını net bir şekilde tanımlayın.
İdeal olan, bir çalışma grubunda en fazla beş kişinin ve tek bir sayının olması, böylece alınması gereken kararların en yüksek sayı tarafından kazanılmasıdır.
Oradan çalışma grubu toplantıları başlayabilir.
Çalışma grubu içindeki roller
Bu tür bir toplantı sırasında, her üyenin rolleri tanımlanmadığında aşağıdaki durumlarla karşılaşabiliriz:
- Grup pilotu her zaman konuşur
- Karar verilmedi
- 1 saat sürmesi gereken toplantı uzayıp gidiyor vs.
Tüm toplantının tek bir kişiye odaklanmamasını ve kararların zamanında alınmasını nasıl sağlıyorsunuz?
Grubun her bir üyesinin katkısını belirlemek ve diyalog ve iletişimi teşvik etmek esastır.
Örnek olarak burada bir çalışma grubu toplantısında tanımlanabilecek bir rol sistemi verilmiştir (roller uzman rollerinden farklıdır).
Takım koçluğu konusunda uzman olan Alain CARDON tarafından oluşturulan ve toplantıların verimliliğini artırmayı amaçlayan bir yöntemdir.
Roller aşağıdaki gibidir:
- Bir animatör: genellikle projenin pilotudur. Kolaylaştırıcı, toplantının akışını kolaylaştırmak, gündemi hazırlamak, konunun işlendiğinden emin olmak vb. için hazır bulunur.
- Bir karar zorlaması: bu kişi konuyu ilerletmek için mevcut. Günün konularının ele alınmaması ve kararların alınmaması durumunda uyarmak için oradadır.
- Zaman Bekçisi : Toplantının zamanında bitmesini sağlayacaktır. Grubun her bir üyesinin müdahalelerinin zamanlamasına yardımcı olur (müdahale süresi çok uzunsa, toplantıyı ilerletmek için müdahaleyi durdurmaktan çekinmez)
- Bir yazar: toplantı sırasında alınan bilgileri ve kararları yazıya dökmenize ve ardından bir raporu düzenlemenize olanak tanır
- Bir koç: Koç, toplantı sırasında olanlardan bir adım geri çekilir ve nasıl gittiğini gözlemler (roller iyi yerine getirilmişse, işbirlikçileri dinleme, herkesin katılımı vb.)
- Bir lojistikçi: ekipman (bilgisayar, tepegöz, toplantı odası vb.) mevcudiyetini sağlar. Lojistikçi, çalışma grubu dışında da üye olabilir.
Bu yöntemin çalışması için her toplantıda roller değiş tokuş edilmelidir.
Farklı kişiliklere sahip olmak (iletişim tarzları)
Dört iletişim tarzı vardır:
- Gerçeklere dayanan bir kişi: kolay iletişim kurar ve yapılandırılmıştır. Sonuçlar, performans ve hedefler hakkında konuşuyor. Davranışları pragmatik, doğrudan ve enerjiktir.
- Metodik bir kişi: Çalışma grubuna istikrar ve yöntem getiren güven verici kişilik. Planlama ve organizasyondan bahsediyor. Güçlü yönleri: Sebep ve sonuç bağlantılarıyla ilgileniyor
- İnsan merkezli bir insan: başkalarıyla ilişkiye odaklanan çok etkileyici iletişim. Bu tip insanlar insanlarla çok iyi ilişkilere sahiptir ve kendilerini ifade etmesi kolaydır.
- Fikirlere odaklanan bir kişi: akıllarına gelen her şeyi söylemekten emin olan yaratıcı insanlardır. Fikirleri projelendirme ve yenilik yapma yeteneği.
Her biri konuyu ileriye taşıyacak kilit unsurları getirdiğinden, dört iletişim tarzının da bir çalışma grubunda olması ilginçtir.
İletişim tarzını öğrenmek için internette testler mevcuttur.
Sonuç olarak, herkesin bir çalışma grubunda önemli bir rolü vardır ve diğer ekip üyelerine katkıda bulunacak bir şeyleri vardır.
Bir çalışma grubu, bir toplantıdaki bir grup katılımcıyla karıştırılmamalıdır. örneğin bir projenin lansmanı ).
