Brifing toplantısı, çalışanlarınıza mümkün olduğunca yakın olmak için çok ilginç bir araçtır. Çifte avantajı vardır: önemli gerçekleri anında iletmenize ve ekibinizi daha da dahil etmenize olanak tanır. Bu enstrümanın ilgisine ilişkin daha ayrıntılı bir geri dönüşün ardından, bu konudaki iyi uygulamalara odaklanmanızı öneriyoruz. Amaç: Özeti yönetiminizde somut olarak kullanabilmeniz.
Takım brifingi nedir?
Bu, mini bir toplantıya benzer şekilde tüm çalışanlarınızla doğrudan bir iletişim şeklidir. Gayri resmi bir taraf ile karakterize edilir, burada takas önceliklidir . Açtığınız konu(lar)da herkes kendini ifade edebilir, soru sorabilir…
Modalitelerle ilgili olarak, katılımcılar ayakta olduğu kadar oturarak da ayakta dururlar. Ayakta toplantı tekniğini duymuş olabilirsiniz. Eh, genellikle takım brifingleri için yapılır!
Neden bu aracı kullanıyorsunuz?
Genel olarak, bu yönetim aracını kullanıyorsunuz ya yinelenen ve organize bir şekilde - eski. gelecek haftanın ve geçmiş haftanın stokunu almak için her Pazartesi - ya geçici olarak bilgi ihtiyacı ortaya çıktığında (iletilecek yönetim mesajı, öngörülemeyen olay vb.).
Planlanmış toplantılar olması durumunda, ekip üyeleri genellikle temaların eklenmesini talep etme seçeneğine sahiptir ajandada.
Bilgilendirme toplantılarının ilgisi
Şimdi ana faydalarını görelim:
- mesaj iletmek ekipten anında geri bildirim toplayarak,
- işlev bozukluklarını tahmin etmek veya hızlı çözümler bulun,
- insanları dahil etmek kolektif başarıda ve aidiyet duygusunu geliştirmede,
- kurum kültürünü aşılamak bir vizyonu, misyonları paylaşarak,
- fikir ve önerileri toplamak çalışanlarınızdan,
- söylentileri tahmin etmek Açık ve net bir iletişim ile liderliği ele almak,
- herkesin başkalarının rolünü bilmesine izin ver takımda,
- ekip koordinasyonunu kolaylaştırmak ,
- Görevlerin ilerleyişi hakkında etkili bir güncelleme yapmak her biri ve ortak hedeflere ulaşılması,
- birlikleri yeniden harekete geçirmek ,
ama aynı zamanda güçlendirmek lider imajınız !
Özet gerçekten sizi çalışanlarınıza yaklaştıracak güçlü bir yönetim aracı . Bir yönetici olarak faaliyetinizde bile önemlidir.
Takım özeti nasıl yapılır
Sıklık
Özetiniz planlanmışsa, her hafta yapılabilir . Bazı yöneticilerin günde bir tane düzenlediğini unutmayın. Konulara, ekibe, bağlama, vb. göre ölçülmelidir. Bu toplantının hızı ve pragmatik doğası, sık kullanımdan yanadır.
İstisnai bir iletişim olması durumunda, hiçbir şey, 2 planlanmış özet arasında mini bir toplantıyı kışkırtmanızı engellemez.
Süre
Kısa, tanım gereği kısadır. En fazla 30 dakika izin verin.
Bitmek bilmeyen tartışmalarla "klasik" bir toplantıya dönüştürmemeye dikkat edin.
Yer
Bu alışverişi ortak çalışanlarınızın çalışma alanı içinde tutmak çok yaygındır. Bu uygulamanın avantajları ve dezavantajları vardır. Avantajlardan biri "toplantı" yapmadan hızlı, resmi olmayan tarafı güçlendirmek . Öte yandan, risk, herkesin dikkatini tam olarak çekmemektir çünkü ikincisi, iş istasyonlarına yakın olduğu için tamamen çözülmeyebilir. Bu nedenle tesislerin konfigürasyonuna göre görmek.
Bazı durumlarda, iş istasyonlarının yakınında tenha bir alan çok işe yarar.
Çalışanların yerinde kalması durumunda, faaliyetlerini durdurmakta ısrar etmek , çağrı yönlendirmeyi etkinleştirin, vb. Kısacası, rahatsız edilmemek için mümkün olan her şeyi yapın.
Toplantıları ayakta tutun birçok avantajı vardır: ayrıntılarla zaman harcamaktan kaçınmak, bilgisayarınızın başında oturmaktan başka bir pozisyon alarak kendinizi aktivitenizden kesmenize olanak tanır.
Katılımcı sayısı
Değişimi kolaylaştırmak için on katılımcıyı geçmeyin. Büyük bir ekibi yönetiyorsanız, birkaç özet tutun (bölüm bazında, proje bazında vb.) ele alınan konulara ve konulara göre en uygun gruplandırmaya göre yapılır.
hazırlık
Hızlı nokta hazırlık eksikliği anlamına gelmez. Soruları tahmin edin, önemli verileri toplayın, vb. için Brifingi mümkün olduğunca verimli hale getirin ve profesyonel bir yönetici olarak imajınızı güçlendirin.
Başarılı bir brifing için en iyi uygulamalar
- Kapsanan konuları, hedefleri ve her birinden ne beklediğinizi önceden duyurun . Hızlı verimlilik arandığı için, izleyicinin dikkatini hemen çekmelisiniz. "Olağanüstü bir iş çıkardınız", "Büyük bir fırsat bize ulaşıyor" gibi bir reklam veya şok edici bir ifade kullanın, …
- Hızlı bir şekilde listeleyin sözlü olarak, bir beyaz tahta veya kağıtlı sunum tahtası üzerinde (kağıtlı sunum tahtasının kullanımıyla ilgili yöntem dosyasına bakın), ele almak istediğiniz konular
- Maksimum süreyi belirtin
- Geri bildirimlerini toplamak için çalışanlarınızı kendilerini ifade etmeye davet edin , zemini tekelleştirmeyin. Brifing sırasında amacına aykırı olarak bitmeyen bir tartışma açmamaya dikkat edin. Bilgileri toplayın ve sorunu çözmek için özel bir toplantı planlayın.
- Dinlemeye ve rol yapmamaya gerçek bir isteklilik gösterin . Ekip üyelerinizi, söylediklerine dikkat ettiğinize inandırarak uzun süre kandıramazsınız. Somut olarak, herhangi bir öneri veya sorunun tırmanması dikkate alınmazsa, sonraki özetler kısır olacaktır. Aksine, yorumları dikkate aldıktan sonra ilerlemeyi değerlendirin.
Bu dosyaya şurada başvurulmaktadır: Yönetim araçları
