Çevrimiçi etkinlikler düzenleyin

Çalışanları, müşterileri ve çeşitli hizmet sağlayıcıları ile uzaktan çalışmak, bağlam gerektirdiğinde, kişinin işini ayakta tutması için gerekli olduğunu kanıtlayabilir. Uzak bir etkinliği düzenlemek, ne olursa olsun doğaçlama olamaz, minimum hazırlık ve organizasyon gerektirir.

Neden çevrimiçi bir etkinlik düzenlemelisiniz?

Acil bir durum, maddi bir zorunluluk, belirli bir bağlam, daha fazla potansiyel müşteriye ulaşmayı, şirketini / hizmetlerini tanıtmayı amaçlayan dijital bir iletişim stratejisi, coğrafi olarak dağılmış katılımcılar, hepsi sanal bir etkinliğin organizasyonuna yardımcı olan unsurlardır. fiziksel bir

Hedefler

Düzenlenen etkinliğin türüne bağlı olarak - sanal toplantı, web seminerleri, konferans görüşmesi… - hedefler biraz farklı olacaktır. Genel olarak, çevrimiçi bir etkinlik düzenlemek özellikle şunları amaçlar:

• zamandan ve esneklikten tasarruf edin : küçük bir ekibin seferber edilmesini gerektiren ve gerektiğinde nispeten kolayca ertelenebilen daha hızlı organizasyon.
• görünürlük kazanmak : fiziksel olarak aynı yerde değilken doğrudan iletişim kurun, önemli sayıda insanın bir konferansı, eğitimi vb. izlemesine izin verin.
• ilişkiyi güçlendirmek şirket / ekip ile müşterileri arasında, fiziksel mağaza olmadığında veya az çok geniş bir bölgenin tamamına yayılmış temaslar olduğunda.
• fiziksel bir olay organize edememenin üstesinden gelmek : katılımcılar coğrafi olarak çok geniş bir alana dağıldığında veya istisnai koşullar örneğin gerçek bir toplantıyı tamamen yasakladığında.
• karbon ayak izinizi azaltın : daha az lojistik, broşür, basılı belge, broşür vb.

Avantajlar

• Fiziksel bir olaydan daha az zaman alıcı ve organize edilmesi daha ucuz
• Genişletilmiş hedef / hedef kitle
• Gelişmiş etkileşim
• Artan esneklik
• Yatırım Getirisinin Optimizasyonu

limitler

• Teknik olasılıklar bazen belirsiz
• Katılımcıların yeterli donanıma sahip olması ihtiyacı
• Konuyla yeni tanışan katılımcıların tereddüt/kötüye kullanımı, çeşitli buglar…

Farklı sanal olay türleri

Bu alanda çok çeşitli olanaklar bulunmaktadır. Her gün yeni araçlar, hizmetler sunan ve diğerlerinden daha verimli olan yüksek hızda gelişen.

Planlanan çevrimiçi etkinliğin türüne ve ilgili hedeflere bağlı olarak, bunun yerine şu veya bu formülün kullanılması uygun olacaktır. En çok kullanılan olaylar arasında özellikle şunları buluyoruz:

• konferans aramaları : 2'den fazla kişiye telefon görüşmesi
• web seminerleri : çevrimiçi konferanslar, podcast'ler
• sanal ticaret fuarları : interaktif çevrimiçi sergiler
• atölyeler : belirli bir tema üzerine atölye çalışmaları
• Mooc'lar : çevrimiçi kurslar / eğitim
• sohbetler : belirli konularda tartışmalar
• uzaktan toplantılar : coğrafi olarak dağınık katılımcıların bir kısmı veya tamamı ile toplantılar

Sanal bir etkinlik nasıl organize edilir?

Olayların sunumu burada kısaca açıklanmıştır.

Etkinlik için hazırlanıyor

Genel olarak, sanal etkinliğin türü ne olursa olsun, organizasyon aşağıdaki gibi yapılandırılacaktır:

1. Hedef tanımı : beklentiler, beklenen faydalar, vb.
2. Planlama : tarih, saat, süre
3. Artikülasyon / yapılandırma : modaliteler, etkinliğin yapısı, ele alınan tema, paylaşılan belgeler vb.
4. Terfi : davetiye veya özel web sitesi/sayfası, etkinliğin açıklaması, uygun iletişim,
5. Hatırlamak : söz konusu olaydan birkaç gün önce, ardından 1 saat önce, varsa bağlantı linkleri, tanımlayıcılar ve gerekli belgeler hatırlatılır…
6. Kuruluş ve olayın seyri,
7. teşekkürler ve olası bir rapor, sorulan soruların cevapları, destekleyici belgeler ve olayın bir özeti - bazen tam bir video - gönderilmesi.
8. Bilgilendirme : ne işe yaradı, karşılaşılan zorluklar, nelerden hoşlandı, nelerin geliştirilebileceği vb.

Farklı sanal etkinlikler

Birkaç kişiyle telefon görüşmesi

Konferans aramaları yeni değil. Birçok kişi bunları düzenli olarak iş hayatında kullanır.

1. Ele alınan konuyu, tartışmanın hedeflerini ve ele alınacak çeşitli noktaları belirleyin.
2. Doğru desteği seçin.
3. Bir tarih ve arama saati tanımlayın.
4. Konferans görüşmesi için elverişli sessiz bir yer seçin.
5. Katılımcılarla iletişim kurun, varlıkları için teşekkür edin, tartışılacak konuyu, uygunsa seçilen metodolojiyi ve görüşmenin amaçlarını belirtin, konferans görüşmesinin iyi davranış kurallarını hatırlayın.
6. Tartışmayı başkalarının konuşmasına (etraftaki gürültü vb.) müdahale etmemeye özen göstererek yürütün. Konuşmadığınız zamanlarda konuşmacının gürültüsünden başkalarını rahatsız etmemek için "Sessiz" düğmesinin kullanılması tavsiye edilir. örnek).
7. Tüm katılımcılara teşekkür ederek aramayı kapatın.
8. Tartışmaların doğru bir raporunu tüm katılımcılara ve muhtemelen etkilenen üçüncü taraflara gönderin.

Web seminerleri

Web seminerleri bir işletme için harika araçlardır. Kitlesel iletişim kurmayı, bir uzmanlığı tanıtmayı, yeni bir ürün/hizmeti vs. mümkün kılarlar.

Tüm katılımcılar, konferansı sunulan formatta (mikrofon, hoparlör, kulaklık, web kamerası gerekebilir) takip edebilmek için yeterli donanım ve yazılıma sahip olmalı ve yeterince yüksek bir hızdan yararlanmalıdır.

1. Hedefleri tanımlayın ve hedef kitlenin ilgisini çekebilecek bir tema ve sunum seçin.
2. Bir tarih, saat, süre planlayın.
3. Web seminerine kaydolmak için bir davetiye gönderin.
4. Tüm kayıt sahiplerine çevrimiçi konferanstan 1 saat önce bir hatırlatma gönderin ve bağlantı yöntemlerini belirtin.
5. Web seminerini çalıştırın: hoş geldiniz, içeriğin sunumu (animasyon kimseyi kaybetmemek için yeterince dinamik ve etkileşimli olmalıdır).
6. Katılımcıları… katılmaya teşvik edin (tepki verin, fikirlerini bildirin, sorularını sorun…).
7. Soruları belirli bir süre içinde yanıtlayın. Katılımcıları e-posta ile göndermeleri için başka sorularla davet edin.
8. Kapatın ve teşekkür edin.
9. Web seminerinin bir özetini ve / veya konferansı yeniden izlemek için bir bağlantı gönderin.

Podcast'ler

Podcast, dijital iletişim stratejisinde önemli bir unsurdur. Şirketin görünürlük kazanmak ve imajı üzerinde geniş bir beklenti paneli ile çalışmak amacıyla faaliyetiyle ilgili bir konuyu ele almasına olanak tanır.

Bir podcast tek bir kişi tarafından sunulabilir, kendi alanında uzman ve konuyla ilgili tek başına konuşabilir veya bir sunucu etrafında toplanan farklı uzmanları bir araya getirebilir.

1. Podcast'in amaçlarını ve ele alınan temayı tanımlayın
2. Konuyla ilgili bilgi edinin, muhtemelen müdahale etmesi muhtemel uzmanları arayın
3. Kesin planı ve/veya senaryoyu çizin
4. Podcast'i kaydedin: gerekirse çeşitli paydaşları bir araya getirin, fiziksel görünüme ve sözlü olmayan dile özen gösterin
5. Podcast'i üretin (düzenleme, sunum metni, yükleme vb.)
6. Promosyonu hazırlayın ve dağıtın (e-posta, web sitesi, intranet, sosyal ağlar vb.)

uzaktan toplantı

Bu, birçok şirkette yaygın bir uygulamadır. Hepsi olmasa da bazı işbirlikçilerimiz tele-çalışırken, yollarda veya düzenli olarak hareket halindeyken, herkesi bir araya getirmek için çok önemlidir.

Toplantı sadece sesli veya görüntülü olarak yapılabilir. Bununla birlikte, kamera bazıları için bir fren olabilir: utangaçlık, kişisel ortamını ortaya çıkarmakta isteksizlik veya sadece yetersiz internet bağlantısı.

Genel olarak, bu sanal toplantılar şu şekilde organize edilmektedir:

1. hazırlık : planlama, gündemin ve içeriğin tanımlanması, gerekli çeşitli belgelerin hazırlanması, davetiyelerin ve usullerin gönderilmesi vb.
2. Toplantının düzenlenmesi : videoda - görüntülerini bir avatarla değiştirmek isteyen katılımcılar için - veya sadece sesli olarak. Animasyon yukarı akışta çalışılmalıdır. Buradaki zorluk, herkesin dikkatini baştan sona tutmak, herkesin kendini ifade etmesine ve başkalarını dinlemesine izin vermek, konuşma süresini uygun şekilde tahsis etmektir …
3. Bilgilendirme ve takip : toplantı raporunu katılımcılara iletin, olumlu noktaları listeleyin ve uzaktan toplantı sürecinde iyileştirme yapın.

Atölye

Çevrimiçi atölyeler birkaç yıldır yükselişte. Belirli bir konu etrafında belirli sayıda insanı bir araya getirirler. Orada fikir, fikir, öneri ve çözüm alışverişi yapılır. Bir ekibin işbirlikçileri kendilerini coğrafi olarak dağınık bulduklarında, yöneticinin çevrimiçi bir atölye çalışması düzenlemesi uygun olabilir. Başarılı olmak için, bu uzaktan etkileşim anları keskin bir organizasyon gerektirir.

1. Çalıştayın amacını tanımlayın (yeni bir beceri öğretin, yeni bir toplantı kolaylaştırma modu deneyin, belirli bir temayı veya herhangi bir beceriyi derinleştirin …), tutma nedenlerini ve ele alınacağı hedefi tanımlayın.
2. Çalıştayın içeriğini, bir sunum planını belirleyin ve katılımcıları seçin (minimum beceri düzeyi, faaliyet sektörü vb.).
3. Çalıştayın gidişatını tanımlayın (hoş geldiniz, giriş, işlenen konular, etkileşim kuralları, farklı aşamaların süresi, vb.).
4. Herhangi bir kaynak hazırlayın (analizler, çalışmalar, çeşitli veriler, kurslar, tanımlar vb.).
5. Tüm katılımcılar tarafından paylaşılacak ve kullanılacak araçları seçin.
6. Çeşitli atölye katılımcılarını sanal olarak bir araya getirin.
7. Her birinin rolünü, amaçları ve görevleri, son teslim tarihlerini ve metodolojileri belirleyin.
8. Mesafeye rağmen bağlantıyı sürdürmek ve grubun tüm üyelerinin dikkatini ve katılımını korumak için atölyeyi dinamik olarak canlandırın.

mook

Buradaki amaç, katılımcıların / abonelerin kendi hızlarında takip edebilecekleri bir veya daha fazla kursu veya eğitimi çevrimiçi hale getirmektir. Böyle bir etkinliğin düzenlenmesi, belirli bir zamanın yanı sıra çeşitli ve çeşitli beceriler gerektirir.

1. Çeşitli becerilere sahip çok disiplinli bir proje ekibi kurun (ders verilen konuda uzmanlar, multimedya tasarımcıları, grafik tasarımcılar, BT uzmanları, pazarlama vb.).
2. Hedefinizi tanımlayın
3. Mooc'un amacının ne olduğunu belirleyin: öğretmek, bilgilendirmek
4. İçeriğin ana hatlarını tasarlayın
5. Kullanılacak teknolojileri ve araçları tanımlayın
6. İçeriği tasarlayın: içerik ve biçim, kaynaklar, videolar, alıştırmalar, ev ödevi, çeşitli eğitimler
7. Tasarım iletişim ortamı: basın, intranet, sosyal ağlar, web sayfası, postalama, dijital pazarlama vb.
8. Mooc'u küçük bir personelle test edin ve tüm hataları ve çeşitli arızaları düzeltin, kullanıma sunulan tüm kaynakların doğru çalışıp çalışmadığını kontrol edin, vb.
9. Mooc'u tanıtın
10. Mooc'u başlatın

Bu dosyaya şurada atıfta bulunulmaktadır: Uzaktan toplantı: planlamadan çevrimiçi bilgilendirmeye.