EDM'un tanımı
Elektronik bir belgenin yaşam döngüsünü yönetmek için bir yazılım çözümüdür. Oluşturulmasından, depolanmasından, paylaşılmasından, varsa arşivlenmesine veya imha edilmesine kadar. Bu çözümler sadece büyük şirketler için geçerli değildir. KOBİ'ler de bu yazılımın sağladığı avantajlardan yararlanma konusunda her türlü ilgiye sahiptir.
Avantajlar
bilgiye ulaşmak kullanılan terminalden ve birkaç eşzamanlı kullanıcıdan bağımsız olarak
sürüm yönetimi değişiklikleri izleme yeteneği ile
depolama hacimlerinde ciddi azalma kağıt belgeler
belge bulma kolaylığı ve hızı
belgesel sisteminin arayüzlenmesi diğer iş araçları veya iş akışı ile
azaltılmış kayıp riski önemli bilgi
kalite sistemlerinin gereksinimleri ile tutarlılık
hassas bilgilerin kontrolünün güçlendirilmesi
yönetim kolaylığı ve ustalığı erişim hakları
Genel olarak, bir EDM, bir kuruluşun verimliliğini ve şirkette kullanımları boyunca belgelerin kontrolünü iyileştirir.
limitler
Çok pahalı bir uygulama hem donanım hem de yazılım yatırımında ve mevcut basılı yayınların dijitalleştirilmesinde.
Başarı sadece organizasyonun gerçek bir dönüşümünden geçebilecek olan, eski alışkanlıklara karşı tamamen yeni uygulamalar için değişikliği kabul etmek.
Bir EDM'nin ana işlevleri
Belge oluşturma ve yakalama
Sistemde 3 giriş mümkündür:
doğal olarak dijital belgeler, örneğin bir web sitesindeki bir form
kağıt belgeler elektronik dosyalara dönüştürmek için taramanın gerekli olacağı
doğrudan kreasyonlar EDM yazılımında.
Doğası gereği kaydileştirilmiş belgelerle ilgili olarak, önemli bir nokta, çok çeşitli biçimleri entegre edebilmektir: e-posta, Word, Excel, jpeg, vb.
indeksleme
Belgesel tabanı binlerce girdiye ulaştığında araştırma karmaşıklaşıyor. Verilere erişimi kolaylaştırmak, EDM yazılımı, araştırmayı kolaylaştırmak ve hızlandırmak için belgeleri indeksler.
İndeksleme, içeriğin kendisinde, meta verilerden (belgeyi tanımlayan kelimeler: başlık, yazar, vb.) veya bir kategorizasyondan (taksonomi) kaynaklanan anahtar kelimelerden yapılabilir.
Depolamak
Her ikisi açısından da güçlü zorluklara sahip çözümlerin temel işlevi depolama sistemi kapasitesi sayısız belgeyi saklamak için, yalnızca zamanla güvenilirliği hızlı erişime izin verirken, iş kısıtlamalarıyla uyumludur.
Yaygınlaştırma ve danışma
Paylaşmak birden çok kullanıcıdan gelen belgeler, düzenlemek, arasında almak belirli bir süreçte belirli bir zamanda eylem planlı.
Onlar genellikle farklı terminallerden görüntülenebilir : masaüstü bilgisayar, tablet, akıllı telefon …
kuralları hak yönetimi herkesin ne yapmasına izin verildiğini tanımlayın: okuyun, değiştirin, vb.
sürüm kontrolü bilgilerin izlenmesine ve ardışık güncellemelerine izin verir.
Doğru belge, doğru kişiye, doğru zamanda
Arşivleme ve silme
Yaşamın sonunda, izin ver belgelerin saklanması veya imha edilmesi Ekli yönetim kurallarına göre.
Güvenlik
Hassas bilgilerin güvenliğini sağlayın ve daha genel olarak sistem verilerinin yedeklenmesi.
uygulama
Bunun tam teşekküllü bir proje olduğunu unutmayın. Projenin başarı ile taçlandırılması için bir EDM yazılım çözümünün devreye alınması yeterli değildir.. Çalışanlar olmalı sürece çok erken dahil ve bir değişiklik yönetim planı en kısa sürede yerine konulmalıdır. Gerçekten de, çalışma uygulamaları ve alışkanlıkları değişecek. Bazı görevler yenileri lehine ortadan kalkacak, her zaman bir stres kaynağı olan değişiklikler …
