Eisenhower matrisi, zaman yönetimi ve organizasyon açısından vazgeçilmez ve kullanımı kolay bir araçtır. Kadranları, görevlere öncelik vermek için karar desteğini kolaylaştırır. Uygulama alanlarının neler olduğunu ve nasıl etkili bir şekilde kullanılacağını öğrenin.
Yöntemin sunumu
Yöneticiler tarafından kullanılmadan önce birçok yöntem askeri stratejinin araçlarıydı. Dwight David Eisenhower tarafından hayal edilen bu matrisin durumu budur.
ABD'nin 34. başkanı olmasının yanı sıra lakaplı Ike, verimlilik açısından tüm kategorilerin şampiyonu oldu. Ve bu, çeşitli alanlarda. Onun sırrı? Bir araç - daha kesin olarak bir matris - iki eksene göre kolay ve etkili bir şekilde önceliklendirmeye izin verir: Önem ve Aciliyet. Bu, 4 farklı kadran çizmenize izin verir:
- 1. çeyrek : önemli ve acil görevler,
- 2. çeyrek : önemli görevler, ancak acil değil,
- Çeyrek 3 : önemsiz ama acil görevler,
- 4. çeyrek : Önemsiz ve acil olmayan görevler.
Acil +/önem + kadranı tabi ki tedavi açısından birinci önceliktir. Ne acil ne de önemli olan görevler öncelikli hedefler arasında yer almaz. Gerçekten gereksizlerse terk bile edilebilirler.
Uygulama alanları
Bu iyi bilinen sınıflandırma, hem profesyonel hayatta hem de özel hayatta birçok alanda geçerlidir:
- zaman yönetimi,
- çalışmalarının organizasyonu,
- önceliklendirme,
- karar verme ,
- üçüncü bir şahsa delegasyon…
İlgi alanları ve limitler
Bu yöntemin avantajı eylemlerinin önceliklendirilmesi üzerinde düşünmek ve geri adım atmak ikincisi ile karşılaştırıldığında.
Ancak, ilk bakışta gösterilen sadelik biraz hayal gibi. Gerçekte yapılacak işleri bu 2 eksen altında sınıflandırmak çoğu zaman indirgeyici olmaktadır. Ek olarak, görevlerin kesin bir son teslim tarihi olmadığında veya yapılacak bir eylemin öneminin veya yapılmamasının belirlenmesi söz konusu olduğunda, yargımızın öznel tarafı hızlı bir şekilde fren olabilir.
Bu nedenle, bu matris, yönetici için özellikle devredilecek görevleri tanımlamak olan bir analiz için giriş noktasıdır. Mevcut zamana ve yapılacak eylemin önem derecesine bağlı olarak, bir veya daha fazla işbirlikçiye emanet edebileceği kısımlara karar verebilir. Amaç, iş yükünü kontrol altında tutmak ve katma değerini akıllıca kullanmaktır.
Eisenhower matrisi nasıl kullanılır?
2 eksen -önem ve aciliyet- bu 2 kritere göre içerdiği öğelerin karakterini belirleyen 4 kadran tanımlamayı mümkün kılar.
Önem, ilerlemenizi sağlayan görevleri ifade eder. İkincisinin diğer unsurlar üzerindeki etkisine ve aynı zamanda gerçekleşmesinin getirdiği katma değere dayanır.
Aciliyet, hemen ilgilenmenizi gerektiren görevleri ifade eder. ve son teslim tarihlerinin yanı sıra ikincisini tamamlamak için gereken süreye dayanmaktadır. Bir öğenin acil olup olmadığını belirlemek çoğu zaman dış etkenlere bağlı olduğundan bazen zordur. Ek olarak, çok özneldir: aciliyet derecesi, söz konusu görev hakkında nasıl hissettiklerine bağlı olarak, stres durumları, becerileri, deneyimleri, çalışma biçimleri vb. ile bağlantılı olarak bir kişiden diğerine değişecektir.
Bu nedenle, matrisi verimli bir şekilde doldurmak için, objektif olun ve olgusal ve somut unsurlara dayalı olun mümkün olduğu ölçüde.
Bunu not etmek için önem, aciliyetten üstündür.
Kadran 1: önemli ve acil görevler
Burada listeleyin:
- gerektiren görevler süper hızlı dikkat ve aksiyon - hatta anında,
- NS Hedefleriniz üzerinde etkisi olan unsurlar ,
- NS Bir projenin ilerlemesi üzerinde doğrudan sonuçları olan öğeler ,
- a Çözülecek sorun acilen - çatışma, kriz vb. -
- NS hızlı bir şekilde ele alınması gereken önemli aramalar / e-postalar …
Bazı görevler, verimli bir şekilde planlanmadıkları için burada bulunur. Bu, bir raporun veya sürekli olarak bildirdiğiniz bir raporun üretimi için geçerli olabilir - bu, duruma bağlı olarak başlangıçta 2. veya 3. çeyrekte yer alacaktı - ve son tarihi ve önemi size onu yapmaktan başka bir seçenek bırakmaz. Şu andan itibaren, 1. çeyrekte konumlanmak bir öncelik.
Kadran 2: önemli ama acil olmayan görevler
Bu bölüm önemli görevlerle ilgilidir, ancak aciliyet derecesi 1. çeyrekte konumlananlardan daha düşüktür. Bu nedenle aşağıdakiler girilmelidir:
- olmayan misyonlar yakın bir bitiş tarihi olmayan, ancak belirli bir önem derecesine sahip olan sizin için, ekibiniz, işiniz vb.
- NS planlanacak unsurlar önümüzdeki haftalarda,
- adanmış anlar stratejik saat ,
- NS' bir eylem planının geliştirilmesi , bir proje,
- NS Eğitim , antrenörlük …
Kadran 3: önemsiz ama acil görevler
İşte hemen dikkat gerektiren, ancak işimiz üzerinde gerçek bir etkisi olmayan "yıkıcı" unsurlar, örneğin:
- tedavisi bazı telefon görüşmeleri, e-postalar, mesajlar çeşitli,
- NS çalışanlardan / meslektaşlardan / hizmet sağlayıcılardan talep acil bilgiye, tavsiyeye, yardıma ihtiyaç duyan,
- NS başkaları için önemli olan ama sizin için önemli olmayan görevler ve işinizin ilerleyişi,
- NS devredebileceğiniz öğeler üçüncü bir şahsa…
Çeyrek 4: ne önemli ne de acil görevler
Bu son kutu, daha fazla verimlilik için terk etmeniz gereken tüm parazit ve işe yaramaz unsurlarla ilgilidir:
- Kötü alışkanlıklar verimsiz,
- dikkat dağıtıcı şeyler etkili bir şekilde ilerlemenizi engelleme (internette gezinme, istenmeyen bildirimler vb.),
- tereddütler zaman alıcı ve pozitif enerji tüketen,
- NS ruminasyonlar kontrol edemediğin şeylerde…
Özetle, Eisenhower matrisi kesinlikle mükemmel değildir ve nihai olarak verimli ve ilgili bir şekilde kullanımı nispeten zordur, ancak uygulama değerine sahiptir. en değerli malımızın yönetimi açısından ilginç bir geri adım: zaman ve stres durumumuzun farkındalığı ve aciliyeti anlama şeklimiz - bazen oldukça göreceli.
Bu dosyanın referansı: Zaman yönetimi: verimlilik, üretkenlik ve huzur - Karar verme: kaçınılması gereken süreçler ve tuzaklar
