İletişim, belirlenen hedeflere ulaşmanın anahtarıdır. Karmaşıklık, önemli riskler vb. durumlarda, bir proje iletişim planının geliştirilmesi tavsiye edilir. Burada, bu alıştırmada size yardımcı olacak bir şablon sunuyoruz.
Bir proje iletişim planı ne içindir?
İyi iletişim, doğru bilgiyi, doğru kişiye, doğru zamanda, doğru formatta ve doğru araçla ulaştırmak demektir.
Az sayıda kişinin bilgilendirilmesi gerekiyorsa, beklenen unsurları onlara iletmek kolaydır. Muhataplar çok sayıda, çeşitli departmanlara dağılmış, çok farklı profillere sahip olduğunda işler zorlaşıyor. İletişim planı daha sonra tüm ilgisini çeker. İletişiminizde ustalaşmanıza gerçekten yardımcı olur.
Senin hedeflerin
Karar ver ne ve kiminle iletişim kurmalı her bir hedefin proje karşısındaki rolüne ve konumuna bağlıdır. İşte bazı hedef örnekleri:
- Karar vermede yardım
- Zorluklar hakkında uyarı
- Bir projenin ilerleyişi hakkında bilgi verin
- Destek almak
- Ek kaynaklar edinin
- Hiçbir şeyin unutulmadığından emin olun
- Sürüş değişikliği için zemin hazırlamak
- …
Alıcılar kimler?
Dediğimiz gibi, potansiyel izleyici heterojendir. Örneğin :
- proje ekibi
- proje sponsoru
- yönlendirme komitesi
- yönetim komitesi
- proje müşterisi (dahili veya harici)
- diğer paydaşlar
Hangi bilgileri içermelidir?
Hedefleriniz, alıcıların beklentilerine daha yakın hale getirilecektir: ne bilmek istiyorlar? Her birinin elde etmek istediği bilgi türünü, ilişkili kapsamı ve ayrıntı düzeyini belirlemek önemlidir. O değil ortaklarını ve işbirlikçilerini bir bilgi dağının altında boğmak söz konusu değildir. Öte yandan, her bir tarafın beklentilerinin karşılandığından emin olun.
Dikkate alınması gereken bir diğer parametre ise projenin bulunduğu aşamadır. İlerleme durumuna bağlı olarak, iletilen bilgiler farklıdır. Örneğin, proje planı başlangıçta iletilirken, yürütme aşaması başladığında bütçe izleme paylaşılır.
İletişim kurulacak bilgi türleri
Aktarılacak içeriğin kapsamlı olmayan bir listesi:
- proje yönetimi panosu
- bütçe izleme
- planlama izleme
- çıktıların takibi
- gecikmeler ve karşılaşılan diğer zorluklar
- güncellenmiş riskler
- alınan kararlar
Bir kez daha, mesajın içeriği ve şekli, hedefe ve atanan hedeflere bağlıdır . Bir sponsor, çıktıları ayrıntılı bir Excel tablosu aracılığıyla takip etmek isteyecektir. Yakında projeyle ilgili değişikliklerden etkilenen hizmet başkanları, birbirini izleyen gelişmeler hakkında güzel bir "satış görevlisi" bülteni alacaklar. Temel bilgiler aynı. Amaç, ikincisinin yapışmasını elde etmektir.
Plan hazırlama
Belgenizi yazmak için aşağıdaki soruları yanıtlayarak bilgileri toplayın:
Ne ? Senin hedeflerin
Hedeflerin ne ? Neden iletişim kurmak istiyorsun?
Kim ? Senin hedefin
Kiminle iletişim kurmak istiyorsun? Neden (sizin ve onların bakış açısından)? Onlara hangi bilgileri ileteceksiniz?
Nereye ? Kaynaklar
İletilecek bilgiyi almak için nereye gidiyorsunuz?
Nasıl?'Veya' Ne? İletim araçları
Hangi medya kullanılacak (kağıt, bilgisayar dosyası vb.)? Bunları iletmek için hangi kanallar harekete geçirilmelidir (e-posta yoluyla, toplantılarda, telefonla vb.)?
Kim tarafından ? proje iletişim yöneticisi
Bilgilerin hazırlanmasından ve iletilmesinden kim sorumludur? Bu rol yalnızca proje yöneticisine devredilmez. Ekip üyeleri, sponsor veya diğerleri, hedef kitleye ve konuya bağlı olarak konuşabilir.
Ne zaman ve ne kadar? iletişim hızı
Ne zaman ve ne sıklıkla? Her hafta ? Her ay ? Tanımlanmış bir olaydan sonra mı? vesaire.
İletişim araçlarının seçimi, bu kısma ayırabileceğiniz mali ve insani bütçe ışığında yapılmalıdır. Bu elbette plan hazırlanırken dikkate alınması gereken bir parametredir.
Proje iletişim planı şablonu
Böyle bir belge genellikle 4 ana bölümden oluşur. Giriş, hedefler, her izleyiciye iletilen unsurları gösteren özet matrisi ve zaman çizelgesi com'un çeşitli eylemlerini organize etmek.
1 - Giriş
Bu planı, projenin genel sorunsalına olduğu kadar bağlamına da yerleştirir. İşin özelliklerini hatırlatır. Örneğin: birden fazla paydaş, önemli insan sorunları, ağır yatırım vb. okuyucunun süreçte iletişimin önemini tam olarak anlayabilmesi için.
2 - İletişim hedefleri
Bilgi açısından atanan amaç ve hedeflerin ayrıntılı açıklaması. Kısacası, bu plandan ne bekliyorsunuz.
3 - İletişim matrisi
Görselleştirme: kim neyi almalı? Niye ya ? Nasıl?'Veya' Ne? Ne zaman ? Ve kim tarafından?
| Hedef kitle | iletişim hedefi | Bilgi türü | İletim ortamı | Dönem / Sıklık | İletişimden sorumlu |
4 - İletişim programı
İşte operasyonel kısım. Bu aracın avantajı, çeşitli hedeflere bilgi dağıtımını planlayarak proje iletişimini organize etmektir. Bu, zaman içinde düzenleyerek önceki tablonun bir varyasyonudur.
| Proje aşaması | Tarih (veya dönüm noktası) | Hedef | İletilecek bilgiler | İletim ortamı | İletişimden sorumlu |
| çerçeveleme | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Uygulamak | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Çözüm | xx-xx-20xx |
Bu dosyaya şurada atıfta bulunulur: Dahil etmek için nasıl iletişim kurulacağını bilmek
