Gittikçe daha fazla şirket, belirli çalışanlar için - bazen de tüm çalışanları için - uzaktan çalışma deneyimi yaşıyor. Geleneksel çalışma ortamı modelini terk etmek, kaçınılmaz olarak yönetim yöntemlerinde, yöntemlerinde ve olağan süreçlerde bir değişikliğe neden olur.
Sanal bir ekibi yönetmek, bir dizi araç ve belirli yönetim uygulamaları gerektirir.
Hızlı navigasyon
- Sanal ekip nedir?
- Sanal bir ekibin 4 boyutu
- Bu tür ekipleri yönetmenin anahtarları
- Coğrafi olarak dağınık çalışanları yönetmek için pratik ipuçları
"Sanal" ekip nedir?
Her şeyden önce, sanal olsun ya da olmasın, bir takımın ne olduğunu hatırlamak ilginçtir. Ekip, aynı yönde birlikte çalışan bir grup bireydir. Sadece misyonları, projeleri, kolektif hedefleri aracılığıyla var olur. Herkes kendini aynı varlığın parçası olarak tanımlar. Hepsi bir yöneticinin liderliğinde grubun çıkarına hareket eder.
Üyelerin hepsi aynı yerde ve aynı zamanda fiziksel olarak çalışmadığında bir ekibin "sanal" olduğu söylenir. Bu nedenle, birlikte çalışma meselesidir, ancak ayrı ayrı. Birlikte, tüm takımın aynı yöne, aynı hedefe gitmesi anlamında. Ayrı ayrı, çünkü tüm çalışanlar aynı ofisi, aynı ortamı, aynı çalışma saatlerini vb. paylaşmaz. ve aslında çok nadiren buluşmayın.
"Sanal" ekiplerin birkaç türü vardır. Üyelerinin hepsi aynı coğrafi bölgede bulunan, ancak şirket olmayan bir yerden - düzenli veya tam zamanlı - çalışan ekipler tarafından hareket edebilir. Bazıları evden çalışıyor, diğerleri ortak çalışma merkezlerinin hayranları, bazıları ise görevlerinin bir parçası olarak gezegeni geziyor ve mevcut işyerlerinden iletişim kuruyor. Bazen ekibin sabit ve kalıcı bir buluşma yeri yoktur.
Özellikle iletişimde yeni teknolojilerin ortaya çıkmasıyla birlikte, sanal ekiplerin çalışanları ortak bir amaç için kendi başlarınayken birlikte çalışmayı öğreniyorlar. Zaman, mekan ve organizasyon yeniden tanımlanır. Aynı ekibin farklı çalışanları arasındaki bağlar, yeni iletişim biçimleri sayesinde güçleniyor.
Sanal bir ekip oluşturmanın ve yönetmenin elbette avantajları olduğu gibi belirli sınırları da vardır.
Avantajlar
- Esneklik ekip üyeleri için - özel ve profesyonel yaşam arasında daha iyi bir denge, çalışma süresinin organizasyonu, görevlerin organizasyonu vb.
- Azaltılmış maliyetler organizasyon için - altyapı, gayrimenkul, ekipman, ciro vb.
- Daha iyi üretkenlik - daha az aksama süresi, daha iyi iletişim…
- Artan memnuniyet çalışanlardan…
limitler
- Grup üyeliği ve kimliği uygulanması zor,
- Grup uyumu bazen oluşturmak zor, kurması zor güven,
- zorluk doğru profilleri işe alın , doğru ekibi oluştur,
- teknolojik farklılıklar çalışanların konumuna, BT bakım zorluklarına, coğrafi bölgelere göre kurulan hizmetler için ek maliyetlere vb. bağlı olarak.
- Varsa kültürel engeller,
- vesaire.
Sanal bir ekibin 4 boyutu
Jessica Lipnack ve Jeffrey Stamps, sanal bir ekibi karakterize eden 4 boyut oluşturdu:
- Takımın amacı : bir hedefe ulaşmak ve sonuçlara ulaşmak için misyonlar. Bu, ekibin her bir üyesinin ortak bir hedefe ulaşmak için günlük görevler ve misyonlar aracılığıyla bağlılığı anlamına gelir. İkincisi açıkça tanımlanmış, paylaşılmış ve herkes tarafından kabul edilmiştir. Bu, ekibin her bir üyesi için belirli roller, sorumluluklar ve görevler ile sonuçlanır. Dolayısıyla hedefler hem bireyseldir hem de birbirine bağlıdır.
- Bireyler : bir lider / yönetici, çalışanlar, 2 boyut - dahili ve harici. Sanal ekip, yalnızca her biri diğerinden daha gelişmiş bir dizi teknoloji değildir. Böyle bir ekibin üyeleri iki düzeyde çalışabilmelidir: dahili olarak (bağımsız olarak ve diğer ekip üyeleriyle) ve ayrıca harici olarak (ekip dışındaki ortaklarla - tedarikçiler, müşteriler , çeşitli sağlayıcılar, vb.).
- Bağlantılar : etkileşimler, iletişim yoluyla kişilerarası ilişkiler. Ekip üyeleri, birbirleriyle etkileşime girebilmek için farklı araçlar (e-postalar, anlık mesajlaşma, video konferanslar vb.) aracılığıyla bağlanır. Bu araçlar, mesafeyi silmeyi, çalışmayı ve karar vermeyi kolaylaştırmayı mümkün kılar. Sanal bir ekibin üyeleri böylece sağlam kişilerarası ilişkiler kurar ve karşılıklı güven ortamı geliştirir. Verimlilik ve üretkenlik için temel unsurlar.
- geçicilik : bir gündem / takvim, projeler, bir ekip yaşam döngüsü. Sanal bir ekibin yöneticisi, klasik bir ekipte olduğu gibi tüm üyelerini aynı anda aynı yerde toplayamaz. Herkesin gündemleriyle ve zaman kısıtlamalarıyla uğraşmak zorunda kalacak. Her üye, kendi adına, mümkün olduğu kadar uyum sağlamak için gerekli çabayı göstermelidir. İdeal olan, bunu, ekip oluşturulur oluşturulmaz, performans hızını bulmadan dolaşabilmesi için tanımlamaktır.
Sanal bir ekibi yönetmenin anahtarları
Sanal bir takımı, "klasik" bir takımı yönettiğiniz gibi yönetmiyorsunuz. Uyulması gereken birkaç kural var.
Etkili iletişim
İletişim, herhangi bir ilişkinin temelidir. Farklı yerlere dağılmış bir işbirlikçi ekibine liderlik ederken, belirli amaçlara sahip birkaç iletişim aracı kurmak önemlidir:
- bilgi paylaşımı takımın diğer tüm üyelerini veya sadece bazılarını resmi olarak,
- gayrı resmi sohbet meslektaşlarımızla, kahve makinesinin etrafında veya bir koridorun köşesinde yaptığımız gibi - örneğin Slack aracılığıyla,
- bir toplantıda değiş tokuş ,
- önemli bir unsuru iletmek tüm takıma,
- bir projede ilerlemek ,
- acil bir öğeyi iletmek doğrudan doğru kişiye,
- vesaire.
Bu nedenle, kullanıma sunulan iletişim araçlarının her birinin kullanımlarını en baştan net bir şekilde tanımlamak önemlidir. Bu, organizasyonda sonradan meydana gelebilecek herhangi bir yanlış anlaşılmayı veya zaman kaybını önler. Ayrıca, bir gruba ait olma duygusuna da katkıda bulunur. Her ekip üyesi hangi aracı, ne zaman ve hangi amaçla kullanacağını bilir.
Tüm ekip üyelerinin kurulan tüm iletişim kanallarına hızlı ve sezgisel bir şekilde erişebilmesi de önemlidir. İster yerinde, ister görüntülü arama veya katılımcının söz konusu aracın sahipliğini tam olarak ve hemen almasına olanak tanıyan başka yollarla olsun, her çalışana yeterli eğitim sunulmalıdır.
Uyarı : özellikle gizli veri alışverişi söz konusu olduğunda, iletişim araçlarının güvenliğini sağlamak esastır.
Projeleri yönet
Özellikle projeleri yürütmek için bir ekip oluşturulur.
Bunun için gerekli olan işbirliği araçlarına yatırım yapın , özellikle proje yönetimine adanmış, son teslim tarihlerini takip etmeyi, bilgi paylaşmayı, bildirimler ve uyarılar göndermeyi, herkesin ilerlemesini takip etmeyi, yapılması gereken her şeyi, kim tarafından ve ne zaman yapılması gerektiğini listeleyen haftalık veya aylık bir takip incelemesi yayınlamayı mümkün kılar.
Bu tür araçların kullanımı yalnızca üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda ekibin farklı üyeleri arasındaki iletişimi ve alışverişi de destekler. İkincisi, herhangi bir zamanda meslektaşlarının ilerlemesini takip edebilir, ihtiyaç duydukları bilgileri toplayabilir, kendi ilerlemeleri hakkında rapor verebilir vb.
Proje yönetimi araçlarının yelpazesi geniştir. Herkes kendi faaliyet alanına, organizasyonuna ve ekibinin ihtiyaçlarına en uygun formülü seçecektir.
Birlikleri harekete geçirin ve motive edin
Yönetici, farklı coğrafi bölgelere dağılmış çalışanlarını dahil etmek ve motive etmek için, maksimum esneklik, özerklik ve hareket özgürlüğü sağlar. Bu tür ekipler, özellikle çalışanlarına öz-yönetim ve hesap verebilirliğin büyük bir bölümünü sunan bir operasyon modu ile karakterize edilen özgürleştirilmiş organizasyonlarda etkilidir.
Bu, projeleri ve işbirlikçilerini düzenli olarak etkileşime girmeden uzaktan takip etmekten memnun olması gerektiği anlamına gelmez. Bu nedenle, bir grup dinamiğini teşvik etmesi ve diğerleri arasında belirli bir öykünmeyi sürdürmesi önemlidir:
- Vizyonunu paylaş, anlam ver,
- ortak hedefleri hatırlamak,
- güçlü bir kurum/ekip kültürü oluşturmak,
- Sağlanan işi tanımak ve değer vermek,
- çeşitli iletişim kanallarını güçlendirin…
Günlük olarak sanal bir ekibi yönetmek için pratik ipuçları
Coğrafi olarak dağınık çalışanlardan oluşan bir ekibin verimliliğini ve başarısını en üst düzeye çıkarmak için yönetici, belirli sayıda belirli kapasiteye sahipken doğru araçları ve doğru yönetim yöntemlerini kullanmalıdır. İşbirliği araçlarından temel uygulamalara kadar, burada sanal bir ekibi yönetmek için bazı fikirler bulunmaktadır.
Doğru insanları işe alın
DOĞRU ekibi bir araya getirin . Uzaktan etkin bir şekilde çalışabilen işbirlikçilerden oluşacak. Yeterince özerk, motive, becerikli, yazılı ve sözlü olarak iyi bir iletişim becerisine sahip, zamanlarını verimli bir şekilde nasıl yöneteceğini bilen. Ve özellikle kime tam bir güven duyacağını. Buradaki fikir, yöneticinin zamanını işin yapıldığından emin olmak için sorumluluk talep ederek harcaması değildir.
Bu çalışanları işe alırken, yönetici özellikle sanal bir ekipte çalışabilme yeteneklerini sağlamalıdır: benimsenen ve uygulanan iletişim araçlarıyla rahat, çözülmesi gereken herhangi bir zorluk veya sorun karşısında becerikli, ancak talepte bulunma yeteneğine sahip. gerekirse yardım edin.
Her çalışanla bir güven ilişkisi oluşturun
Güven, herhangi bir ilişkinin temelidir. Bu, yönetici ve işbirlikçileri yalnızca ara sıra birbirlerini gördüklerinde mükemmel bir anlam ifade eder.
Yöneticinin, sanal ekibin her bir üyesiyle özel bir bağlantı oluşturması ve sürdürmesi esastır:
- Herkesle bireysel ve düzenli iletişim kurmak,
- Mevcut projelerin ve görevlerin stokunu almak için her çalışanla düzenli olarak iletişim kurun, aynı zamanda daha gayri resmi olarak değiş tokuş yapın,
- ilişkiyi insancıllaştırmak için düzenli görüntülü görüşme teklif etmek,
- geri bildirim vermek ve istemek,
- vesaire.
Sanal bir ekip tüzüğü oluşturun
Ekibi ve çalışma kurallarını açıkça tanımlayan bir belge oluşturun:
- amaç Grubun,
- sanal takım tanımı ,
- üyelerin sunumu : kimlik, roller, sorumluluklar, iletişim bilgileri, ikamet yeri vb.
- çalışma kuralları : iş organizasyonu, iletişim süreci, bilgi paylaşımı ve proje yönetimi süreci, resmi ve gayri resmi toplantıların planlanması vb.
- hedef tanımı : sunulan araçlar, beklenen sonuçlar, kullanılan göstergeler vb.
Bu belge aynı zamanda ekibe yeni katılanlar için bir destek işlevi görebilir.
Hem standartlaştırılmış hem de esnek iş süreçleri tanımlayın
Araçlar, iş organizasyonu, süreç, iletişim, ekipman ve bazen mobilya ve çalışma ortamı çalışanlara yüklenebilecek unsurlardır. Bir yandan iş ve alışverişi kolaylaştırmak için. Öte yandan, aynı gruba ait olma duygusunu beslemek.
Çalışanlara yeterli özerklik ve özgürlük bırakırken standartlaştırma, güven ve tutarlılığın garantisidir. Herkes aynı kurallara tabidir.
Yöneticinin ekibinin tüm üyelerine karşı bu tutarlılığı, daha iyi bir verimlilik sağlar ve yanlış anlamaları ve diğer motive edici faktörleri önler.
Bağlantı zaman dilimlerini tanımlayın
Özellikle ekip üyeleri farklı saat dilimlerine sahip yerlerden çalışırken, işbirlikçilerin çalışma saatleri arasında belirli zaman dilimlerinin çakıştığından emin olun. Yönetici bu anları, grubun tüm üyeleri arasında bilgi alışverişi düzenlemek ve/veya tüm ekiple iletişim kurmak için kullanabilir.
tavsiye edilir çalışanların çoğunluğunun günde 3 ila 4 saat arasında eş zamanlı olarak çalışmasına sahip olmak en azından. Belirli bir değiş tokuş gerekli olmasa bile, bu ilke aynı gruba belirli bir üyeliği tanımlamayı mümkün kılar. Çalışanlar daha az yalıtılmış hissederler ve gerekirse etkileşim kurabilirler.
Ayrıca, gerektiğinde daha hızlı ve verimli problem çözümlerine olanak tanır.
Bir ekip kimliği oluşturun
Sanal ekibin tüm üyelerinin fiziksel olarak bulunacağı düzenli ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyin. Herhangi bir nedenle bu mümkün değilse, ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi tanıyabilecekleri zorluklar veya tamamen gayri resmi görüntülü görüşmeler düzenleyin. İş dışında düzenli değiş tokuşlar planlamak ilginç olabilir.
- Herkes için özdeş bir çalışma alanı oluşturun (donanım, yazılım, uygulamalar vb.),
- Çalışanları mümkün olduğunca çeşitli protokollerin tanımına dahil edin
Sanal bir kahve makinesi oluşturun
Ofiste, iş arkadaşlarınızı daha iyi tanımak ve tartışmak, sağlam iş ilişkileri kurmak için birçok fırsat vardır: selamlaşmalar, molalar, kahve makinesi, toplantılar, doğum günü partileri vb. Takım coğrafi olarak dağınık olduğunda, mesafeye rağmen aynı şeyi yapma fırsatları yaratmak esastır.
Her zaman ve ekibin tüm üyeleri tarafından erişilebilen anlık mesajlaşma, aynı ofisi paylaşıyor olsaydık kullanacağımız aynı "hafif" tonu korurken, hem profesyonel olmayan hem de profesyonel paylaşımlara izin verebilir. Çalışanlar, örneğin doğum günlerini veya meslektaşlarıyla ilgili diğer önemli günleri kutlayabilecek, hafta sonu planlarını paylaşabilecek ve hatta deneyimlerini / keşiflerini / hobilerini paylaşabilecekler.
Ekip üyeleri arasında kişisel teması ve kişiler arası alışverişi teşvik edin.
Yapılan işi takdir edin ve ödüllendirin
Motivasyonu ve bağlılığı sürdürmek için iyi çalışmayı ödüllendirin. Kazanıldığı takdirde bir ödüle yol açacak zorluklar belirlemek uygun olabilir: belirli sayıda proje yürütmek, tanımlanmış bir ciroya ulaşmak, yeni becerileri doğrulamak, yeni bilgi birikimi edinmek, vb. Bu ödüller farklı türlerde olabilir: ikramiyeler, yeni sorumluluklar, belirli bir etkinliğe davetler, hediyeler vb.
Böyle bir yaklaşım, motivasyonun yüksek düzeyde tutulmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda her çalışanın gerçek bir ekibin parçası olduğunu hissetmesini sağlar.
- SMART hedefleri belirleyin,
- Grup içindeki herkesin rolünü teşvik etmek,
- Başarıları kutlayın,
- vesaire.
Bu dosyaya şurada başvurulur: İyi bir yönetici olmak: uygulamalar ve araçlar - Bir ekip nasıl yönetilir?
