Kötü haberi duyurmak, her ne ise, özellikle tam olarak katılmadığı unsurları iletmesi gerektiğinde çok rahatsız olabilen yönetici için tehlikeli bir alıştırmadır.
Yönetim ve kötü haber
Yönetsel iletişim, bir ekibi yönetmek söz konusu olduğunda ustalaşması gereken bir sanattır. Huzurlu zamanlarda iletişim kurmak ve iyi haberler vermek nispeten kolay olsa da, kötü haberler söz konusu olduğunda egzersiz hızla bir kabusa dönüşebilir.
Bazen bir kaya ile sert bir yer, üst yönetimi ve çalışanları arasında sıkışan yönetici, şirketin çıkarlarını olduğu kadar ekibinin de çıkarlarını savunmak zorundadır. Altta yatan nedenleri (bütçe kesintileri, işten çıkarmalar vb.) anlasa bile, tam olarak desteklemediği bir haberi duyurmak zorunda kalırsa, çalışanları arasında güçlü bir rahatsızlık hissi yaşayabilir.
İletişim, yönetimsel duruşun ayrılmaz bir parçasıdır. İyi günde de kötü günde de, sorumluluklarını üstlenmek ve ekibiyle yapıcı iletişim kurmak yöneticinin görevidir. Bunlar farklı biçimler ve değişen derecelerde şiddet alabilir:
- bütçe kesintileri
- kötü sonuçlar
- bir projenin onaylanmaması
- sözleşmenin yenilenmemesi
- bir projenin bütçesinde geç ödeme cezaları
- zam, terfi, transfer, ücretli tatil vb.
- Uyarı
- işten çıkarma
İçeriğe, öndeki kişi(ler)e, haberin özüne ve önem derecesine bağlı olarak yönetici, bir kişiyle konuştuğunu göz önünde bulundurarak etkili bir iletişim kurmasını sağlayacaktır.
Dinleme, yardımseverlik, sağduyu ve empati bu nedenle gerekli olacaktır!
Kötü haberi nasıl verirsin?
Böyle bir duyuru yapmanın ve ilgili çalışanların hiçbir şey olmamış gibi tepki vermelerini beklemenin mucizevi bir tarifi yoktur. Haberin bağlamına ve önem derecesine ve haberin tek bir kişiyi mi yoksa tüm ekibi mi ilgilendirdiğine bağlı olarak, yönetici müdahalesini uyarlamak zorunda kalacaktır.
Ancak kötü haber hazırlamak ve duyurmak için ortak bir çerçeve tanımlayabiliriz.
Mesajınızı ve müdahalenizi hazırlayın
Bir veya daha fazla çalışana kötü haber vermeden önce yapılacak ilk şey, tüm giriş ve çıkışları anlamaktır:
- Bu haberle ilgili karar hangi bağlamda alındı?
- Niye ya ? Bu kararın nedeni nedir? Riskler nelerdi?
- Kim karar verdi? Kime danışıldı?
- Tek olası karar bu mu? Diğer olasılıklar nelerdi?
Yöneticinin, haberi doğrudan kendisinden gelmiyorsa, haberi ilgili ve varsayılan bir şekilde iletebilmesi ve muhatabından gelen her soruyu cevaplayabilmesi için haberi tam olarak anlamak için gerekli zamanı ayırması esastır. .
Ayrıca yöneticinin toplantı öncesi haberleri duyurma şeklini yapılandırması ve olası çeşitli tepkilere hazırlıklı olması da önemlidir.
Yaklaşmanın en iyi açısını düşünmesi, bir araya gelmek, yaklaşmak, iletmek, açıklamak ve işbirlikçileri incitmemek için doğru kelimeleri bulmak onun için uygundur. Kullanıma hoş geldiniz kelimeleri hakkında düşünebilecektir. Görüşmenin en başından işbirlikçileri toplantının içeriği hakkında bilgilendirecek sözler. Amaç, onları duyuru için mümkün olduğunca az hazırlamaktır.
Yönetici empati ve duygusal zeka kapasitelerini kullanabilir. Kendisini, işleyişini bildiği işbirlikçisinin yerine koymaya çalışarak, doğru kelimeleri bulması onun için daha kolay olacaktır.
Doğru zamanı ve doğru yeri seçin
Kötü haberlerin etkisini azaltmak için, doğru yeri - tarafsız ve meraktan - ve ne zaman kırılacağını seçmek de önemlidir. Burada yine bağlama, içeriğe ve dahil olan kişilerin sayısına bağlı olarak yönetici en uygun çözümü seçecektir.
Ancak beklememekte fayda var. Karar verildikten sonra, hızlı bir şekilde iletmek önemlidir. Yönetici kötü haberi vermek için ne kadar uzun süre harcarsa, bunu yapması o kadar zor olacaktır. Ayrıca, çalışan bunu başka yollarla duymamalıdır.
Diplomatik olurken doğrudan olun
Kötü haberin yönetici tarafından nasıl duyurulacağı, işbirlikçilerinin tepkisine bağlıdır. İletişim - sözlü ve sözsüz - burada tüm önemini alır, çünkü formüle edilen kelimelerin aksine en ufak bir yüz hareketi veya mikro ifade, mesajın yanlış anlaşılmasına, yanlış yorumlanmasına yol açabilir. Amaç, iletilen mesajın içeriğine ilişkin herhangi bir belirsizliği veya şüpheyi ortadan kaldırmaktır.
Yönetici, diplomatik kalırken doğrudan, açık, kesin ve muhatabı ile ilgili olmalıdır. Gerçek ve samimi olmalı, aşırıya kaçmamalı veya ikiyüzlü gibi görünmemelidir. Kötü haberleri sindirmek zordur. Yanlış çalacak kelimeler veya davranışlarla daha fazlasını eklemeye gerek yok. Yağmurdan ya da güzel havadan bahsetmeye ya da haberler dışında bir konuda sapmaya gerek yok.
Kötü haberi verirken soğuk, ifadesiz / hareketsiz bir duruş ile aşırı acıyan bir duruş arasında bir denge kurun.
açıklamak
Haberi lafı dolandırmaktan kaçınarak, bunun yerine bu kararın nedenini ve buna yol açan süreci tam olarak açıklayarak ve gerçeklere bağlı kalarak iletin. Açık ve kesin öğeler sağlayın.
İlgili çalışanın, bu kararın hafife veya yöneticisinin kaprisine göre değil, örneğin şirket düzenlemelerinde kesin olarak tanımlanmış bir protokole göre adil bir şekilde alındığından emin olması önemlidir.
Böylece yönetici, bu haberin nedenlerini, izlenen süreci, bu karar alma sürecinde danışılan/katılan kişileri çalışanına açıklayabilir.
Yönetici, kendisinden tam olarak gelmediği ve sürece tam olarak uymadığı, ancak protokol veya uygulama şekli ile ilgili eleştirilerini tutacağını işbirlikçisine söz konusu karardan duyduğu rahatsızlığı ifade edebilir. onun hiyerarşisi için. Amaç, hiç kimsenin diğer çalışanlar - mevcut süreç, şirket yönetimi veya söz konusu çalışan karşısında itibarını zedelememek ve bir yönetici olarak sorumluluklarını üstlenmek değildir.
Kararın esası veya niteliği konusunda bir tartışmaya girmemeye dikkat edin. İkincisi gömüldü ve burada bunun üzerinden geri dönmek söz konusu değil.
Sorumluluklarını üstlenmek için
Şu nokta şudur: iki elinizle cesaret edin ve tamamen kendinizden gelsin ya da gelmesin kararı alın. Yönetici mümkünse kötü haberi bizzat paylaşmayı tercih edecektir. E-postayla göndermekten veya bu hassas görevi üçüncü bir tarafa devretmekten kaçınacaktır.
Aynı şekilde, üçüncü bir kişinin arkasına saklanmayın, karar için başkalarını suçlayın. Yönetsel duruş, ekibinde olup bitenler için nasıl sorumluluk alınacağını ve ekip için iyi ya da kötü haberlerle eş anlamlı olup olmadığına bakılmaksızın doğru kararları nasıl alacağını bilmek anlamına gelir.
Karşılama tepkileri / duygular
Kötü haber duyurulduğunda, çalışanların şu ya da bu şekilde az ya da çok şiddetle tepki vermeleri için iyi bir şans var. Yöneticinin muhatap(lar)ının makul sınırlar içinde duymasına ve tepki vermesine izin vermesi elbette önemlidir.
Yöneticinin, özellikle aşağıdakiler olmak üzere, yumuşak becerilerini etkinleştirmesi gerekecektir:
- duygusal zeka: kötü haberlere verilen tepkiyi kabul etmek. Beklemediğiniz kötü haberlere tepki vermeniz son derece normaldir.
- empati: Kendini muhatap(lar)ının yerine koymak, yöneticinin işbirlikçi(ler)inin tepkilerini daha iyi anlamasını ve onları daha iyi karşılamasını sağlar.
- aktif dinleme: tepkileri - sözlü ve sözsüz dil - tamamen dinlemek ve sorulan soruları cevaplamak. Kötü haberden etkilenen çalışanlar mutlaka duyulmalı ve dikkate alınmalıdır. Ek olarak, yönetici için işleri yapma şekli hakkında geri bildirim toplamak da yapıcı olabilir.
- yardımseverlik: çalışanlara haberleri entegre etmeleri için zaman ayırın.
ilerlemek
Kararın sonucunun ne olacağını açıklayın:
- kötü haberin açıklanmasından sonraki aşamalar - özellikle işten çıkarma veya yeniden yapılandırma bağlamında …
- yeni direktiflerin veya ilan edilen alternatiflerin uygulanması: yazılım değişikliği, prosedürlerin değiştirilmesi vb.
- ilgili çalışanın/çalışanların kullanabileceği seçenekler - özellikle satın alma, yeniden yapılandırma, yeniden yerleştirme vb. sırasında.
- ekip içindeki değişiklikler: operasyon, görev dağılımı, yeniden yapılanma, yeni bir çalışanın işe alınması, yeni tedarikçilerin araştırılması, daha ucuz alternatif çözümlerin araştırılması vb.
Yapıcı kalın
Hangi haber duyurulursa duyurulsun, takım ilerlemeye devam etmek zorunda kalacak. Bu nedenle, yöneticinin kötü haber sonrası eylemleri/değişiklikleri önceden oluşturması ve kötü haber sonrası eylemleri/değişiklikleri sunması esastır.
Gerçekten de, ister tek bir çalışan isterse tüm bir ekip söz konusu olsun, rotada kalmak ve birliklerin moralini ve etkinliğini ve en iyi şekilde uyumu korumak önemlidir.
Bu dosyanın referansı: Yönetimsel iletişim - ekibinize nasıl mesaj göndereceğinizi bilmek
