Bir projenin amacını ve içeriğini doğrudan veya dolaylı olarak dahil olan tüm insanlara nasıl basitçe sunabilirsiniz? Çerçeveleme notu, bir projeyi ana hatlarıyla sunmak için önemli bir araçtır. Nasıl yazılır? Ne içeriyor?
Çerçeveleme notu nedir?
Bu, süreçteki referans belgedir. Bir proje hakkında bilinmesi gereken önemli noktaları özetler. QQOQCP sorularını yanıtlar:
- S - Ne : proje tanımı, kapsamı
- P - Neden : projenin amacı, talebin içeriği
- S - Kim : etkilenen taraflar, paydaşlar, proje yöneticisi, proje ekibi, kilit kullanıcılar
- O - Nerede : yer (gerekirse belirtilecektir)
- S - Ne zaman : planlama, önemli tarihler
- O nasıl : yöntemler, kaynaklar, bütçe …
Çerçeve notu aynı zamanda bir taahhüt mektubu, özet not veya hatta lansman notu olarak da adlandırılır.
Bu belge ne için?
Bir projenin yaşam döngüsünde, çerçeve notu, fırsat etüdü ile spesifikasyonların tasarımı arasında yer alır. Bu belge birkaç yönden yararlıdır:
- müşteri (veya müşteri) ve proje yöneticisi arasında bir sözleşme işin başında. Beklentileri ve tepkileri açıkça tanımlar.
- projenin konularını, içeriğini, organizasyonunu ve çıktılarını doğrulamak için bir çalışma belgesi . Hal böyle olunca da değiş tokuşlar ve yeni parametrelerle gelişen bir belgedir.
- depo paydaşların projenin her aşamasında başvurabilecekleri
Çerçeve notu, projeyle ilgili tüm temel noktaları içeren sentetik bir belgedir. Şartname, ister dahili ister harici olsun projeyi yürütecek ekibe sunulacak bir talebi resmileştiren bir belgedir. Çerçeve notu, spesifikasyonların tasarımı için temel teşkil eder.
Alıcılar kimler?
Liste, projenin gerçekleştirilmesinde yer alan aktörler (lider ve proje ekibi üyeleri) ile bilgilendirilmesi gerekenler (yönlendirme komitesi, yönetim, etkilenen departman başkanları vb.) arasında paylaşılır.
Kavram notu nasıl yazılır?
Bir çerçeve notunun içeriği projenin niteliğine, kapsamına, faaliyet sektörüne vb. göre değişir. Aşağıda konsept notu için bir şablon ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için:
-
Proje tanımı
Bu ilk adım projenin doğasını sunar. Birkaç satır bilmeniz gerekenleri açıklar.
Kendinize sormanız gereken soru örnekleri:
- Neyle ilgili ?
- Proje ne içeriyor?
- Geliştirme fikri nedir?
-
Projenin Kökeni / Bağlam
Unsurların, gerçeklerin, durumun (ekonomik, çevresel vb.), vb. açıklaması. bu projenin gerçekleşmesine yol açar. Bu adım, talebin oluşumunu ve zorluklarını anlamaya yardımcı olur.
Bu bilgi bundan sonraki çalışmalara ayrı bir renk katıyor. Takımın misyonuna anlam verirler ve tüm paydaşların projeyle ilgili aynı anlayışı paylaşmalarına izin verirler.
- Bu projeyi haklı çıkaran nedir?
- Neden bu projeyi gerçekleştirin? Bu neden gerekli?
- Etkisi ne olacak?
- Çözülmesi gereken problem nedir?
- Hangi noktaların iyileştirilmesi gerekiyor?
- Talebi tetikleyen unsurlar nelerdi?
- Durumu karakterize eden nedir?
-
projenin hedefleri
Proje ve kaynağı tanımlandıktan sonra, tamamlandığında projeyi neyin getireceğinin belirtilmesi tavsiye edilir. Niteliksel (çalışan memnuniyeti, marka imajı vb.) olduğu kadar niceliksel hedefler (finansal kazançlar, verimlilik vb.) ile ilgili bir sorudur. Sebebini bilirken, göstergelerin sayısını tutun.
-
- Projenin amacı nedir? Amaçlar ?
- Beklentiler nelerdir?
- Hedefler nelerdir?
- Teslimatlar nelerdir (ürünler, belgeler vb.)?
- Başarı göstergeleri nelerdir?
-
Proje kapsamı
Bir projenin genellikle sınırları vardır. Hangilerini belirtmek önemlidir: projenin neyi içerdiği veya kapsadığı ve neyi hesaba katmadığı veya ele almadığı. Bu önemli bir açıklamadır. Bu, her bir paydaşın gerçekten de aynı kapsamı paylaştığını doğrulamak için bir fırsattır. Ayrıca, bu bilgiler seferber edilen insan, malzeme ve mali kaynaklar, kullanılan yöntemler ve son teslim tarihleri üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Bu nedenle, projenin gelişeceği çerçeveyi belirlemek önemlidir.
- Projenin sınırları nelerdir?
- Hangi departmanlar / süreçler / fonksiyonlar / coğrafi alan / müşteri segmenti / dahil veya hariç?
- Hangi özellikler etkilenir?
- Öncelikler nelerdir?
- Etkilenen diğer alanlar nelerdir?
-
kısıtlamalar
İç ve dış kısıtlamalar ortaya çıkabilir ve proje yöneticisi tarafından dikkate alınmalıdır. Bu, personel kısıtlamaları, kaynaklar, zamanlama, sonuçlar vb. ile ilgili bir soru olabilir.
-
Aktörler
Aktörleri belirlemek, sadece kimin ne yaptığını, kimin neyden sorumlu olduğunu değil, aynı zamanda kimin neyden haberdar edilmesi gerektiğini de bilmeyi mümkün kılar. Böylece, ilgili tüm kişiler her birinin rolünü ve sorumluluğunu bilir (bkz. RACI matrisi). Etkili etkileşimler için harika bir yardım.
- Proje ekibinin üyeleri kimlerdir?
- Her alandan kim sorumlu?
- Yönlendirme toplantılarına kimler katılır?
- Diğer paydaşlar kimlerdir?
- Uzmanlar kimler?
- Anahtar kullanıcılar kimlerdir?
- Teslimatları kim doğrular?
-
Makro zamanlama
Uygulanan yaklaşımın ana aşamalarını (örneğin ön çalışma, ayrıntılı çalışma, prototip oluşturma, vb.) zamana yerleştirir. Makro planlamanın iki çıkarı vardır: bir zaman ufku belirlemek ve operasyonların ilerleyişi hakkında bir fikir vermek.
- Kilometre taşları ve önemli tarihler nelerdir?
- Ana kilometre taşları nelerdir?
- Ana son tarihler nelerdir?
- Proje ne zaman başlamalı?
- En geç ne zaman bitmeli?
-
Kaynaklar
- İnsan kaynakları : gerekli iç ve dış kaynaklar.
- Malzeme araçları : makineler, aletler, toplantı odaları …
- Finansal kaynaklar : Projenin gerçekleştirilmesine tahsis edilen bütçe zarfının kesinliği. Makro planlamada tanımlanan her aşamaya ayrılmış kısmı belirtin.
-
İletişim
Kimin ne zaman iletişim kurduğunu ve kullanılan araçları ana hatlarıyla belirtin. Detaylar proje iletişim planında belirtilecektir.
-
Riskler
Herhangi bir projenin riskleri vardır: çok (çok) iyimser son tarihler, yetersiz beceriler, belirli çalışanlar arasındaki karmaşık kişisel ilişkiler vb.
- Riskler nelerdir?
- Zayıf yönleri nelerdir? Güvenlik açığı?
- Kısıtlamalar nelerdir?
- …… durumunda ne olur?
Bu bilgi önemli ise projenin gerçekleştirileceği lokasyon belirtilebilir.
Bu dosyaya şurada başvurulmaktadır: Proje çerçevesinde
